ZAHLUNGSBELEG
| # | Beschreibung / Leistungsgegenstand | Menge | Einzelpreis | Zwischensumme | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 3.250,00 € | ||||
| 2 | 480,00 € |
Diesen Beleg in 10 Sekunden auf WhatsApp freigeben
Kein Ausrechnen auf Papier und kein Gang von Büro zu Büro. Übertragen Sie diesen Beleg direkt in Approove Lite. Ihre Entscheider erhalten einen revisionssicheren Deep-Link auf WhatsApp, prüfen die Posten, signieren digital und genehmigen die Auszahlung – ohne Account und ohne Passwort.
Was ist ein interner Zahlungsbeleg?
Ein interner Zahlungsbeleg (auch Auszahlungsanweisung oder Kassenbeleg genannt) ist ein elementares kaufmännisches Dokument, das im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) die Ausgabe von Barmitteln, SEPA-Banküberweisungen oder Scheckzahlungen begründet und autorisiert. Nach den Grundsätzen interner Kontrollsysteme (IKS) darf keine Auszahlung ohne dokumentierten Antrag und Freigabe durch befugte Vorgesetzte erfolgen.
Ob für Lieferantenverbindlichkeiten, Auslagenrückerstattungen an Mitarbeiter oder Dienstleisterhonorare: Der Beleg fungiert als primärer Nachweis bei Jahresabschlussprüfungen, internen Audits und Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.
Pflichtbestandteile eines ordnungsgemäßen Zahlungsbelegs
1. Fortlaufende Belegnummerierung
Jeder Beleg benötigt eine eindeutige, chronologische Kennung (z.B. PV-2026-0291) zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit im Buchungsjournal.
2. Vollständige Stammdaten des Begünstigten
Exakte Firmenbezeichnung, Anschrift sowie Bankverbindung (IBAN & BIC) zur Vermeidung von Fehlüberweisungen.
3. Sammelüberweisungen & Einzelposten
Umfasst ein Projekt mehrere Subunternehmer (z.B. Messebau, Catering, Technik), können diese übersichtlich auf einem Sammelbeleg mit separaten IBANs erfasst werden.
4. Revisionssicheres Vier-Augen-Prinzip
Getrennte Unterschriftenfelder für Antragsteller, rechnerische Prüfung (Buchhaltung), Feststellung/Genehmigung (Geschäftsführung) und Quittierung.
Papierbelege im Vergleich zur Approove Lite WhatsApp-Freigabe
| Kriterium | Traditioneller Papierbeleg | Approove Lite Cloud-System |
|---|---|---|
| Durchschnittliche Freigabedauer | 2 bis 5 Arbeitstage (Liegezeiten auf Schreibtischen) | Unter 10 Sekunden via WhatsApp Deep-Link |
| Onboarding & Konten für Unterzeichner | Physische Unterschriftenmappe erforderlich | Kein Konto und kein Passwort erforderlich |
| Ausführung im Online-Banking | Manuelles Abtippen von IBANs (fehleranfällig) | 1-Klick-Kopieren der IBAN in die Zwischenablage |
| Revisionssicherheit & Archivierung | Gefahr von Verlust oder nachträglicher Manipulation | Deterministischer SHA-256 Siegel & Live-QR-Verifikation |
| Zahlungsnachweis & Debit Advice | Angeheftete Kontoauszüge verblassen oder gehen verloren | Dauerhafter digitaler Zahlungsnachweis am Beleg verankert |